Skip to content
Sebagai pebisnis, mungkin kamu sering kali merasa kewalahan mengelola invoice yang menumpuk secara manual, di mana kamu membutuhkan waktu yang lama, mulai dari mencocokkan, mencetak, mengirim, hingga pencatatan invoice serta pengiriman balik jika terjadi revisi/return.
Dalam era teknologi seperti saat ini, mungkin kamu sudah menemukan solusi yang tepat untuk mengatasi masalah waktu tersebut, salah satunya dengan menggunakan aplikasi invoice. Dengan aplikasi invoice, pengelolaan invoice akan jauh lebih mudah dan tentunya cepat.
Namun, dari sekian banyak pilihan, mungkin kamu merasa bingung aplikasi invoice seperti apa yang tepat untuk bisnis kamu dan hal-hal apa saja yang wajib kamu perhatikan agar tidak menemukan aplikasi yang tidak sesuai harapan. Iya, kan?
Jangan khawatir! Berikut ini tips memilih aplikasi invoice yang tepat dan wajib kamu perhatikan. Simak baik-baik sampai bawah, ya!
Sesuaikan dengan Kebutuhan Bisnis Kamu
Setiap bisnis tentu memiliki rules dan cara kerja yang berbeda-beda, pun dengan bisnis kamu. Jadi, sangat penting untuk memahami terlebih dahulu apa yang bisnis kamu butuhkan dari aplikasi invoice.
Apakah kamu membutuhkan fitur dasar seperti pembuatan invoice saja? Atau butuh fitur tambahan seperti bisa bayar supplier dan terima atau tagih pembayaran dari pelanggan hingga sudah terintegrasi dengan manajemen stok dan akuntansi sederhana?
Untuk itu, pastikan buat daftar terlebih dahulu fitur-fitur apa saja yang kamu butuhkan dan coba prioritaskan yang diinginkan untuk memudahkan kamu dalam proses seleksi dari sekian banyak pilihan. Dengan begitu, akan memudahkan kamu dalam memilih aplikasi invoice yang kamu butuhkan.
Tersedia Banyak Pilihan Metode Pembayaran
Dibandingkan harus menyediakan metode pembayaran satu per satu, lebih baik pilih aplikasi invoice yang sudah terintegrasi dengan banyak pilihan metode pembayaran. Mulai dari transfer bank, QRIS, Virtual Account, E-Wallet hingga kartu kredit.
Terlebih, jika bisnismu menyediakan pembayaran dengan kartu kredit, ini memungkinkan membuat pelanggan atau mitra bisnis kamu bisa mengatur dan menambah tempo pembayaran yang lebih lama. Kok, bisa?
Jawabannya karena beberapa kartu kredit menawarkan penentuan tanggal jatuh tempo yang lebih panjang, biasanya mulai 30 hingga 45 hari tergantung kartu kredit yang digunakan. Hal ini akan membuat mereka jadi lebih mudah dalam mengatur cash flow, sementara tagihan kamu tetap terlunasi.
Aplikasi yang Up to Date
Pastikan ya kamu memilih aplikasi invoice yang kapabel dengan teknologi terkini. Hal ini akan memberikan banyak keuntungan, mulai dari mendapatkan akses ke fitur-fitur terbaru yang tentu akan membantu kamu dalam meningkatkan efisiensi dalam pembuatan dan pengelolaan invoice.
Selain itu, tidak kalah pentingnya, aplikasi yang up to date dengan tren juga akan memberikanmu pengalaman penggunaan yang lebih baik. Hal ini juga akan bermanfaat dalam meningkatkan produktivitas kamu dalam mengelola invoice dan catatan keuangan bisnis kamu.
Sebagai contoh, sebagai pebisnis kamu pasti sering mengonversi Purchase Order (PO) yang dikirimkan oleh pelanggan menjadi Invoice. Jika kamu melakukannya secara manual, tentu pekerjaan ini sangat merepotkan dan memakan waktu yang banyak.
Dengan demikian, pertimbangkan untuk memilih aplikasi invoice yang memberikanmu kemudahan dalam mengotomatisasi proses tersebut. Jadi, kamu bisa lebih cepat mengonversi PO menjadi invoice sehingga akan menghemat waktu dan kamu bisa fokus ke pekerjaan yang lebih penting lainnya.
Terintegrasi dengan Manajemen Stok dan Laporan Keuangan
“One for All” mungkin menjadi kalimat yang sangat relevan ketika kamu akan memilih aplikasi invoice yang tepat. Tidak hanya mengelola invoice saja, tetapi kamu bisa pertimbangkan memilih aplikasi yang terintegrasi dengan kebutuhan lainnya, salah satunya manajemen stok.
Untuk itu, pastikan memilih aplikasi yang membantu kamu, misalnya membuat surat jalan langsung dari invoice penjualan. Selain itu, pilih juga yang memungkinkan kamu bisa melakukan stok opname sampai menentukan (Harga Pokok Penjualan) secara otomatis.
Dengan begitu, kamu memiliki kontrol penuh terhadap pengelolaan bisnis dengan hanya satu genggaman saja. Ada atau tidak, rusak atau tidak layak jual, kamu bisa langsung sesuaikan stok hanya lewat smartphone saja.
Tidak kalah pentingnya, pastikan aplikasi invoice yang kamu pilih sudah terintegrasi dengan laporan keuangan. Mengelola keuangan itu sangat rumit, jadi pilih aplikasi yang memungkinkan kamu bisa memasukkan data dengan mudah.
Memiliki Standar Keamanan Selevel Bank
Bagaimanapun, data bisnis itu sangat berharga. Terlebih jika kamu memiliki informasi sensitif seperti data keuangan bisnis dan informasi pelanggan. Maka dari itu, yuk pastikan memilih aplikasi yang memiliki tingkat keamanan yang tinggi untuk melindungi data tersebut. Caranya bagaimana?
Kamu bisa mulai dengan cara mengecek, apakah aplikasi tersebut sudah memiliki sertifikasi seperti ISO 27001 dan lisensi tertentu, menggunakan enkripsi data, memiliki proteksi dari ancaman keamanan, hingga mengikuti standar privasi yang ketat lainnya?
Tidak hanya itu, kamu juga bisa tanyakan informasi lebih lanjut mengenai ini kepada customer service atau melalui kontak yang tersedia di website mengenai langkah-langkah apa saja yang mereka ambil untuk melindungi data pelanggannya.
Baca juga: Panduan Lengkap Mengenal Aplikasi Berbasis Website
Kesimpulan
Itu dia tips memilih aplikasi invoice yang tepat untuk bisnis kamu dan wajib kamu perhatikan. Memang sedikit tricky untuk memilih aplikasi invoice ini, namun hal ini penting dilakukan karena kamu bisa mengoptimalkan proses penagihan, meningkatkan efisiensi, dan punya kendali yang lebih baik atas cash flow bisnis kamu sendiri.
Intinya, memang banyak sekali aplikasi invoice yang menawarkan berbagai fungsi yang bisa kamu pilih. Namun, daripada memilih aplikasi yang berbeda, ada baiknya kamu menggunakan aplikasi yang sudah menyediakan fitur beragam dalam satu aplikasi. Jadi, aplikasi invoice yang seperti apa yang akan kamu pilih?
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Onero
