Skip to content
Remote Work Culture
Pandemi COVID-19 menyebabkan perubahan besar pada berbagai aspek kehidupan. Kegiatan yang tadinya biasa dilakukan secara tatap muka kini beralih ke online. Ketika pandemi berangsur membaik dan kehidupan normal siap menyambut di depan, nyatanya tidak ada lagi ‘normal’ seperti sebelum pandemi. Kita bersiap memasuki ‘new normal’ yang mengubah sistem kerja kita di tahun-tahun mendatang.
Menurut laporan Gartner, sekitar 80% organisasi di seluruh dunia mewajibkan pekerja mereka untuk bekerja dari rumah selama pandemi. Survey lain dari PwC menyebutkan bahwa 78% pembuat kebijakan setuju untuk melanjutkan sistem kerja jarak jauh (remote working) bahkan setelah pandemi berakhir. Keputusan ini menyebabkan transformasi digital semakin meluas dan pada akhirnya terjadi peningkatan penggunaan teknologi kerja jarak jauh.
Sekitar 70% perusahan di seluruh dunia kini mulai berinvestasi dan merencanakan strategi transformasi digital atau bahkan sedang mengerjakannya. Selama pandemi, diperkiraan terdapat 52% perusahaan yang mengurangi pengeluaran mereka, dan hanya 9% yang mengurangi biaya untuk transformasi digital. Solusi digital diperkirakan akan tumbuh pesat mencapai $3.294 miliar pada tahun 2025.
Bekerja Jarak Jauh, Style Kerja di Era New Normal
Saat COVID-19, interaksi tatap muka dibatasi menyebabkan banyak bisnis terkendala, sementara bekerja jarak jauh memberi alternatif lebih baik untuk melanjutkan operasi bisnis. Bahkan, bekerja dari rumah terbukti lebih produktif, efisien, dan nyaman. Dalam survei FlexJob, 68% pekerja melaporkan remote work lebih produktif dan memiliki lebih sedikit kendala.
Saat suatu perusahaan memutuskan mengikuti sistem remote work, perusahaan tersebut perlu meningkatkan sistem digital mereka dan membuatnya lebih optimal. Berbagai teknologi yang saat ini terus berkembang seperti 5G, Hybrid Cloud Solutions, AI, dan Machine Learning dapat dimanfaatkan untuk mengoptimalkan sistem digital.
Jika sistem kerja jarak jauh menjadi budaya di perusahaan, maka menyediakan laptop dan akses ke cloud solutions saja tidak cukup. Sekarang adalah waktu yang tepat untuk mempelajari tentang kebutuhan lingkungan kerja jarak jauh dan menemukan cara dan solusi transformasi digital yang lebih baik untuk memperkuat budaya kerja jarak jauh yang berkembang di setiap perusahaan.
3 Cara Transformasi Digital untuk Budaya Kerja Jarak Jauh
Banyak perusahaan yang ingin memulai transformasi digitalnya untuk menciptakan budaya kerja jarak jauh namun tidak tahu langkah apa yang harus diambil. Berikut adalah tiga cara menerapkan transformasi digital untuk pekerjaan jarak jauh di perusahaan:
Digitalisasi sudah di depan mata, jadi mulailah membuka jalan untuk perusahaan Anda sejak dini dengan pola pikir terbuka terhadap inovasi.
Digital Workplaces
Platform Zoom dan Skype mampu membantu komunikasi banyak bisnis ketika pandemi. Tapi paltform ini tidak akan cukup jika sebuah perusahaan berpikir tentang kerja jarak jauh untuk jangka panjang. Perusahaan perlu sepenuhnya mengubah saluran komunikasi bisnis, membuka jalan bagi digitalisasi, dan menyediakan lingkungan kerja virtual.
Bahkan ketika bekerja dari rumah, karyawan harus merasakan ruang profesional selama jam kerja mereka. Tempat kerja digital ditujukan untuk membantu karyawan menyelesaikan pekerjaannya dengan kualitas yang baik dan tepat waktu.
Ruang kerja digital modern harus memenuhi semua kebutuhan perusahaan, mulai dari tugas sehari-hari hingga pekerjaan manajemen dan analitis. Di mana pun lokasinya, karyawan harus dapat mengakses informasi dengan cepat dan melakukan pekerjaan mereka dengan mudah.
United, sebuah perusahaan jasa keuangan regional dari Amerika, bekerja sama dengan Microsoft Fasttrack untuk menerapkan rencana pengelolaan perangkat seluler berbasis cloud. Sistem ini membantu karyawan mereka untuk bekerja dari jarak jauh dan aman serta memberi mereka kebebasan penuh untuk menggunakan perangkat seluler mereka ketika bekerja tanpa khawatir akan kebocoran informasi.
Pemerintah lokal kota Cascais di Portugal telah meluncurkan tempat kerja digital berbasis seluler yang telah secara dramatis meningkatkan produktivitas karyawan mereka. Beberapa aplikasi untuk manajemen dokumen, email, kolaborasi online tersedia untuk akses di berbagai platform. Para karyawan dilengkapi dengan konektivitas yang lebih baik dengan platform Microsoft Exchange Online.
Alasan menunda pekerjaan karena pekerjaan jarak jauh adalah masalah besar bagi perusahaan mana pun. Ini adalah alasan utama untuk memberi karyawan semua alat digital, aplikasi, dan infrastruktur yang diperlukan untuk kelancaran alur kerja.
Untuk dapat secara penuh mendigitalkan alur kerja, perusahaan perlu menekankan pentingnya komunikasi antartim dan mendorongnya untuk menggunakan alat komunikasi digital untuk berbagi informasi saat bekerja.
Data Automation
Saat perusahaan mencoba menciptakan budaya kerja jarak jauh, perusahaan akan menyadari bahwa beberapa aturan tidak bekerja dengan cara yang sama dibanding ketika ada kontak fisik. Oleh karena itu, pastikan karyawan dapat menjalankan tugas administrasi dan tugas antar departemen dengan lancar dengan menggunakan business automation software.
Sistem otomatis seperti HR, help desks, analitik, pelaporan, manajemen proyek, dan layanan lainnya perlu diterapkan untuk memastikan pekerjaan berjalan lancar. Semua data harus disimpan dan dikelola secara otomatis dan digital untuk menghindari kehilangan informasi penting saat bekerja jarak jauh.
Misalnya, pertimbangkan untuk menggunakan aplikasi spreadsheet. Rata- rata pengguna menghabiskan sekitar 9 jam seminggu untuk memperbarui informasi secara manual. Dengan menggunakan alat otomatisasi, Anda dapat dengan mudah menggabungkan berbagai laporan data dan menyelesaikan pekerjaan dengan cepat. Anda dapat menggunakan beberapa otomatisasi data dan alat kolaborasi seperti Lark, Google Suite, MS Office, Trello, Assembla, Github, Jira, dan lainnya untuk mempermudah pekerjaan dan kolaborasi.
Salah satu cara yang lebih baik untuk otomatisasi data adalah dengan membuat alat otomatisasi khusus sesuai kebutuhan perusahaan. Anda juga bisa menggunakan jasa mitra pengembang software untuk proses otomatisasi ini sehingga karyawan dan manajer fokus pada aktivitas inti dan menyelesaikan tugas harian mereka. Cara ini biasanya cenderung lebih hemat.
Cyber Security
Salah satu masalah terbesar pekerjaan jarak jauh adalah keamanan keseluruhan data perusahaan, dokumen kerja, serta email rahasia. Bekerja dari jarak jauh membuat Anda lebih rentan terhadap serangan siber. Tetapi dengan bantuan alat digital yang tepat, Anda dapat mencegah masalah keamanan ini.
Pertama-tama, Anda perlu melatih staf perusahaan terkait keamanan siber dan menggunakan sistem otentikasi tingkat tinggi untuk mencegah peretasan.
Berikut adalah beberapa serangan siber yang harus diwaspadai oleh tim Anda:
Email phising. Sebuah laporan keamanan siber mengatakan bahwa email phishing telah meningkat hingga 600% sejak COVID-19. Untuk mengantisipasinya, Anda bisa menggunakan platform yang membantu mengenali email mencurigakan dan memperingatkan tim Anda.
Hilangnya perangkat pribadi yang memungkinkan penyerang mendapatkan akses ke data perusahaan Anda. Menggunakan otentikasi multi-faktor dan enkripsi perangkat dapat menghindari akses data ilegal jika perangkat seluler dan laptop dicuri atau terlewatkan.
Jaringan Wi-Fi tidak aman. Gunakan VPN yang tepat untuk memastikan semua akses data ke data perusahaan terjadi hanya melalui saluran terenkripsi yang aman.
Kerentanan keamanan di perangkat pribadi. Buat prosedur keamanan ketat, terutama jika Anda menerapkan kebijakan BYOD (Bring Your Own Device) dan pastikan karyawan selalu memperbarui perangkat mereka dengan semua patch keamanan terbaru.
Anda harus mendesentralisasikan infrastruktur IT dan menggunakan cloud yang tepat dengan fitur keamanan yang stabil. Anda juga dapat menggunakan sistem pemantauan dan pencegahan ancaman berbasis AI dan machine learning untuk memperkuat keamanan siber Anda.
Perubahan Budaya melalui Transformasi Digital
Sekitar 87% perusahaan percaya bahwa membangun budaya dalam tim jarak jauh merupakan tantangan terbesar. Bahkan beberapa perusahaan takut memulai perjalanan transformasi digitalnya karena takut akan perubahan besar. Ketakutan sering kali muncul karena adanya ketidakpastian hasil dari perubahan yang terjadi. Padahal banyak perubahan yang bersifat positif.
Setiap perusahaan harus dapat mengatasi masalah-masalah yang timbul ketika melakukan transformasi digital, seperti lamanya proses internalisasi perubahan baru, keraguan tentang dampak perubahan, dan kemungkinan kritik terhadap upaya digitalisasi. Anda perlu memastikan bahwa setiap karyawan mendapat informasi yang baik tentang pentingnya adaptasi, tujuan perubahan, dan memberikan pelatihan secara tepat agar mereka bisa menerima perubahan yang terjadi. Para pemimpin perusahaan juga harus memastikan bahwa karyawan yang bekerja jarak jauh akan dapat bekerja dengan optimal, melakukan komunikasi secara tepat, dan merencanakan transformasi digital yang efisien.
Penting bagi perusahaan masa kini untuk bersikap terbuka terhadap segala bentuk inovasi digital, menyediakan lingkungan kerja yang transparan, dan kehidupan yang work-life balance.
Jadi, mulai dari mana?
Transformasi digital dapat memengaruhi berbagai aspek bisnis, seperti proses otomatisasi, model bisnis, pengalaman pelanggan, strategi pemasaran, adopsi teknologi, sistem kerja jarak jauh, dan banyak lagi. Tidak memahami dampak digitalisasi dan gagal menetapkan tujuan yang jelas dapat menyebabkan hambatan saat menerapkan strategi digital.
Jika ingin memulai transformasi digital, langkah pertama yang dapat Anda lakukan adalah berkonsultasi dengan para ahli dan miliki pemahaman yang baik tentang tujuan transformasi digital Anda, Hubungi Onero Solutions untuk mendapatkan sesi konsultasi mengenai Digital Transformation. Buat roadmap yang jelas, definisikan berbagai tahap transformasi digital yang dibutuhkan perusahaan, dan mulailah mengimplementasikannya selangkah demi selangkah.
Menumbuhkan budaya kerja jarak jauh lebih kompleks dari sekadar meminta karyawan Anda untuk bekerja dari rumah. Cobalah untuk membangun budaya yang kuat dengan bantuan alat digital dan pemahaman yang baik tentang dinamika tim sehingga Anda dapat membangun hubungan jangka panjang yang kuat bahkan ketika bekerja dari jarak jauh dari lokasi fisik yang beragam.
Anda harus membangun lingkungan kerja yang saling percaya tanpa hambatan komunikasi.
