Pertanyaannya, “Bagaimana seharusnya tim sales menghabiskan waktunya?”. Jika jawaban Anda bukan ‘mencari penjualan’ maka Anda berada di bisnis yang salah. Sebuah studi terbaru menunjukkan bahwa tim sales menghabiskan sepertiga waktunya untuk menjual. 21% dari waktunya dihabiskan untuk mengirim email, 17% meng-input data, 12% melakukan meeting internal, dan 12% sisanya untuk menghubungi lead.
Ada dua cara utama untuk memastikan bahwa tim sales bisnis Anda benar-benar memiliki waktu untuk menjual:
- Pastikan tim memiliki tugas yang tepat.
- Kurangi waktu untuk tugas yang tidak berhubungan dengan penjualan, lebih baik lagi jika melakukan otomatisasi.
Struktur bisnis Anda mungkin tidak sepenuhnya dalam kendali sehingga Anda mungkin tidak dapat memperbaiki poin pertama. Tetapi, Anda bisa menjalankan poin kedua, yakni memperkenalkan otomatisasi ke dalam bagian lain dari proses penjualan.
Pengertian Sales Force Automation
Sales force automation atau otomatisasi penjualan merujuk pada tool, software, atau proses yang menyederhanakan alur kerja tim sales dan memberi mereka lebih banyak waktu untuk berkomunikasi dengan prospek. Alat otomatisasi penjualan biasanya menggunakan software CRM (Customer Relationship Management) yang sering berfokus pada prospek dan manajemen kontak.
Sales force automation, yang kadang disebut sebagai SFA ini adalah cara untuk meningkatkan kegunaan CRM Anda dengan mengelola siklus interaksi dan data pelanggan selama buyer’s journey. Dengan SFA, Anda bisa meningkatkan efisiensi tim sales.
Tools yang terintegrasi dengan SFA dapat mengurangi jumlah entri data yang harus dilakukan oleh tim sales dengan mengotomatisasi sebagian besar proses entri. Selain itu, juga dapat mempermudah dan mempercepat tim sales dalam melakukan panggilan telepon dengan menawarkan a single click dial, yang otomatis ditranskripsi dan dimasukkan ke dalam CRM Anda.
Contoh Sales Force Automation
Jadi, seperti apa penerapan sales force automation dalam kegiatan penjualan? Berikut adalah beberapa contohnya.
- Reporting Automation
Pada CRM, tim sales akan menerima ringkasan tugas harian dengan semua informasi yang mereka butuhkan untuk hari tersebut, mulai dari hasil penjualan hingga status kesepakatan setiap prospek. Dashboard CRM dirancang intuitif agar sales tidak perlu lagi menarik data secara manual, mengambil screenshot grafik yang dibutuhkan, atau bahkan melampirkan laporan ke email.
Bagaimana cara memulai reporting automation? Jika Anda menyimpan data di Excel atau Google Sheets, mungkin mengotomatisasi pelaporan akan terasa sulit. Anda bisa mengonsultasikan hal ini dengan tim CRM agar dibuatkan dashboard sales khusus.
- Sales Lead Automation
Lead datang, masuk ke database, dan menunggu sampai manajer sales mengeceknya. Manajer sales melihat lead tersebut dan menugaskannya ke sales yang dipilih.
Apakah situasi tersebut terdengar akrab bagi Anda? Manajer sales sering kali menghabiskan banyak waktu memutar-mutar lead, yang seharusnya waktu tersebut bisa digunakan untuk mengarahkan sales dan menyelesaikan kesepakatan dengan prospek.
Untuk mengatasi hal ini, buat sederet kriteria standar untuk proses distribusi lead. Buat batasan spesifik dari setiap proses. Kemudian, gunakan lead rotator pada CRM untuk membagi lead sesuai prosesnya. Dengan begitu, distribusi lead dapat dilakukan secara teratur dan terorganisir sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan.
- Lead Prioritization Automation
Sebagian besar waktu sales dihabiskan untuk mencari lead. Tetapi, setelah memiliki daftar target, bagaimana Anda tahu mana yang harus dihubungi pertama kali?
Tidak semua lead sama. Karakteristik perilaku dan demografis tertentu membuat beberapa lead jauh lebih mungkin untuk dihubungi duluan dibanding lainnya. Sangat penting untuk mengotomatisasi proses prioritas Anda untuk memastikan lead terbaik mendapatkan follow up pertama.
Untuk membantu Anda menentukan lead, manfaatkan lead prioritization automation. Berikan nilai atau skor kepada lead berdasarkan kriteria yang sudah dibuat. Setelah memiliki skor, buat tampilan lead dengan skor tertinggi dan prioritaskan untuk menghubungi lead tersebut terlebih dahulu. Jika database marketing Anda terpisah dari CRM, buatlah integrasi antara keduanya agar lead terbaik dapat berpindah dengan lancar antara kedua sistem tersebut. Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada lead yang potensial dan meningkatkan efisiensi penjualan.
- Record Creation Automation
Tim sales sering mengalokasikan waktu mereka dengan pola tertentu, contohnya setiap dua jam melakukan penjualan dan satu jam lainnya untuk tugas administrasi CRM. Tugas administratif ini melibatkan pembuatan kontak dan update status dari lead tersebut. Jika bisa mengurangi satu jam tugas administratif ini maka Anda akan memiliki banyak waktu dalam penjualan.
Solusinya, carilah fitur record creation automation di dalam CRM Anda. Jika tidak yakin proses mana yang sebaiknya diotomatisasi, berikut beberapa contoh untuk membantu Anda memulainya:
- Buat tugas setiap kali lead mengunjungi halaman harga.
- Buat kesepakatan ketika seseorang mengisi formulir demo di situs Anda.
- Buat tugas untuk melakukan follow up ketika masa uji coba seseorang akan berakhir.
Dengan demikian, Anda dapat mengoptimalkan waktu penjualan dan fokus pada kegiatan yang lebih produktif.
- Sales Collateral Automation
Tim sales menghabiskan waktu sekitar sepertiga dari total waktunya untuk mencari atau membuat konten yang akan dikirimkan kepada prospek. Ini dikarenakan kebanyakan perusahaan saat ini menyimpan konten atau materi penjualannya di lima atau enam sistem yang terpisah. Hal ini dapat menyebabkan pengelolaan konten yang tidak efisien, memakan waktu, dan tidak optimal dalam mendukung kegiatan penjualan.
Tim sales memerlukan konten yang dapat diakses dengan mudah, terpusat, dan dapat dilacak. Memiliki konten di tempat yang mudah diakses dapat menghemat waktu bagi sales ketika sebelum dan setelah berinteraksi dengan prospek.
Jika Anda belum memiliki tempat untuk menyimpan konten, mulailah dengan membuat folder di Google Drive. Bagikan folder tersebut dengan tim marketing dan pastikan ada tempat untuk menambahkan ide ke dalam pembuatan konten. Seiring berkembangnya konten Anda, cari solusi pencarian dokumen dengan analisis yang lebih canggih untuk memastikan Anda memiliki transparansi penuh bagaimana feedback prospek terhadap konten tersebut. Dengan begitu, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan konten Anda dan meningkatkan efisiensi tim penjualan.
- Meeting-Booking Automation
Walaupun tim sales menyukai meeting dengan prospek, proses untuk mendapatkannya sangatlah sulit, terutama jika ada jadwal meeting yang bentrok atau pesan yang dibalas lama. Membuat jadwal meeting bisa menjadi pemborosan waktu karena melibatkan serangkaian komunikasi yang mungkin tidak efisien.
Solusinya, gunakan tools meeting-booking automation pada CRM untuk membuat link booking khusus untuk setiap sales. Tambahkan link booking ini ke dalam template email dan pastikan tim sales Anda mengintegrasikannya ke dalam campaign lead mereka. Dengan cara ini, Anda dapat mengurangi kerumitan dalam proses penjadwalan meeting dan meningkatkan efisiensi waktu tim sales.
