Invoice, atau dalam bahasa Indonesia disebut faktur, merupakan dokumen penting dalam dunia bisnis yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa kepada pelanggan.
Pada dasarnya, invoice berfungsi sebagai bukti sah bahwa transaksi telah dilakukan, sekaligus menjadi permintaan pembayaran resmi dari penjual kepada pembeli.
Secara garis besar, sebuah invoice mencantumkan berbagai informasi penting, mulai dari identitas perusahaan seperti nama, alamat, dan nomor telepon, hingga detail transaksi seperti tanggal pembuatan invoice, nomor invoice, rincian barang atau jasa yang dijual, jumlah, dan lainnya.
Yuk, pelajari lebih lanjut mengenai apa itu invoice, jenis-jenisnya, fungsinya untuk bisnis, hingga contohnya. Simak di bawah!
Apa Itu Invoice?
Melansir dari platform invoicing Paper.id, invoice adalah dokumen resmi yang digunakan dalam kegiatan bisnis untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa. Fungsi utamanya adalah sebagai bukti sah bahwa transaksi antara penjual dan pembeli telah berlangsung, sekaligus sebagai dokumen penagihan pembayaran.
Bagi kamu sebagai pelaku usaha, tentu invoice sangat membantu dalam pengelolaan keuangan, pemantauan pendapatan, hingga kelancaran administrasi bisnis.
Namun, bila dilakukan secara manual, pembuatan dan pengelolaan invoice bisa menyita banyak waktu dan berisiko menimbulkan kesalahan. Karena itu, penggunaan software invoice seperti Paper.id bisa menjadi solusi yang efisien.
Dengan Paper.id, kamu bisa membuat, mengirim, dan memantau invoice secara online. Software invoice ini mendukung berbagai jenis invoice, seperti invoice penjualan, pembelian, hingga invoice berulang, dengan proses yang cepat dan akurat.
Selain itu, platform ini juga membantu kamu mengelola arus kas dengan lebih efektif, melacak status pembayaran, dan menghindari keterlambatan berkat fitur pengingat otomatis.
Segera daftarkan bisnismu dan mulai gunakan Paper.id sekarang juga dengan klik link ini!
Baca juga: Invoice Online: Solusi Modern untuk Bisnis yang Lebih Efisien
5 Komponen yang Wajib Ada dalam Invoice
Secara umum, sebuah invoice memuat informasi penting yang membantu penjual dan pembeli memahami rincian transaksi. Beberapa komponen penting dalam invoice antara lain:
- Identitas perusahaan: Nama, alamat, dan nomor telepon perusahaan agar pelanggan dapat menghubungi jika ada pertanyaan mengenai invoice.
- Tanggal dan nomor invoice: Menunjukkan tanggal pembuatan dan nomor unik yang membedakan satu invoice dari yang lain.
- Deskripsi barang atau jasa: Penjabaran rinci tentang produk atau jasa yang dijual, termasuk jumlah dan harga per unit.
- Total biaya: Jumlah keseluruhan yang harus dibayar oleh pelanggan, mencakup harga pokok, pajak, dan biaya tambahan bila ada.
- Petunjuk pembayaran: Instruksi pembayaran, seperti metode transfer bank, pembayaran tunai, serta batas waktu pembayaran.
4 Fungsi Invoice dalam Bisnis
Invoice tidak hanya berfungsi sebagai bukti transaksi, tetapi juga memiliki manfaat besar dalam operasional bisnis, di antaranya:
1. Mengelola arus kas (cash flow)
Invoice membantu perusahaan mengontrol pemasukan, memastikan pembayaran diterima tepat waktu, serta mencegah terjadinya keterlambatan yang bisa mengganggu stabilitas keuangan.
2. Mempermudah pelacakan penjualan
Dengan adanya invoice, bisnis dapat memantau semua transaksi yang telah terjadi dan memastikan pencatatan dilakukan secara akurat.
3. Sebagai dokumen pajak dan audit
Invoice berperan sebagai dokumen pendukung dalam proses perhitungan dan pelaporan pajak, serta menjadi bukti resmi saat dilakukan audit keuangan.
4. Meningkatkan kepercayaan klien
Invoice yang disusun secara rapi dan informatif menunjukkan profesionalisme perusahaan dan dapat meningkatkan kepercayaan pelanggan.
Jenis-Jenis Invoice: Penjualan Hingga Recurring
Berikut beberapa jenis invoice yang umum digunakan dalam dunia usaha:
1. Invoice penjualan
Invoice ini paling sering digunakan untuk mencatat transaksi penjualan barang atau jasa kepada konsumen. Informasinya mencakup tanggal transaksi, rincian produk atau layanan, jumlah yang harus dibayar, syarat pembayaran, serta informasi kontak penjual dan pembeli.
2. Invoice pembelian
Jenis invoice ini diterbitkan oleh pembeli kepada penjual sebagai catatan atas barang atau jasa yang dibeli. Isinya meliputi tanggal pembelian, rincian barang, total biaya, syarat pembayaran, dan data kontak pihak terkait.
3. Invoice proforma
Dokumen ini bersifat estimasi dan digunakan untuk memberikan perkiraan biaya kepada calon pembeli sebelum transaksi dilakukan. Biasanya dibutuhkan untuk persiapan pembayaran atau mendapatkan persetujuan internal.
4. Invoice retur
Jika terjadi pengembalian barang karena kerusakan atau kesalahan pengiriman, penjual akan mengeluarkan invoice retur untuk mencatat barang yang dikembalikan dan mengatur ulang jumlah yang harus dibayar.
5. Invoice konsinyasi
Digunakan dalam sistem konsinyasi, di mana barang dikirim ke pengecer tanpa langsung berpindah kepemilikan. Invoice ini mencatat barang yang dikirim dan nilai yang harus dibayar setelah barang berhasil dijual.
6. Invoice tagihan
Invoice ini berfungsi sebagai pengingat kepada pelanggan yang belum menyelesaikan pembayaran, terutama bila faktur sebelumnya telah jatuh tempo.
7. Invoice berkala/recurring
Invoice jenis ini dibuat secara rutin untuk transaksi yang terjadi secara periodik, seperti tagihan bulanan atau tahunan. Sangat membantu untuk melacak pembayaran berulang dengan lebih mudah.
Baca juga: 5 Aplikasi Invoice Terbaik untuk Freelancer, Gratis!
Contoh Invoice yang Baik dan Benar
Berikut ini adalah contoh invoice digital yang bisa kamu jadikan referensi dalam membuat invoice bisnismu:
Contoh Invoice Digital (Sumber: Paper.id)
Baca juga: Cara Buat Template Invoice untuk Agency, Mudah Banget!
Demikian penjelasan lengkap mengenai invoice. Dokumen ini sangat penting dalam mendukung kelancaran keuangan bisnis, mulai dari pengelolaan arus kas, pencatatan penjualan, hingga keperluan audit.
Namun, proses pengelolaan invoice secara manual bisa memakan waktu dan kurang efisien. Di sinilah Paper.id hadir untuk memberikan solusi praktis. Lewat fitur-fitur lengkapnya, kamu bisa membuat dan mengelola invoice dengan lebih mudah, cepat, dan rapi.
Jika kamu ingin sistem pengelolaan invoice yang lebih praktis dan profesional, cobalah gunakan Paper.id. Daftarkan bisnismu sekarang dan rasakan manfaatnya untuk setiap transaksi!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Onero Solutions
