Aplikasi Invoice Online yang Tepat untuk Bisnis, Seperti Apa?

Pernah tidak kamu membuat, mengirim, dan melacak invoice secara manual? Rumit dan memakan waktu, kan? Padahal, faktur atau invoice memiliki peran yang sentral dalam pengelolaan keuangan bisnis, lho.

Terlebih, pada era di mana teknologi terus berkembang dengan cepat, bisnis harus beradaptasi agar tetap bersaing. Berkat kemajuan teknologi ini, aplikasi invoice online bisa menjadi solusi yang sangat efisien dan efektif.

Namun, pertanyaannya adalah, aplikasi invoice online yang tepat untuk bisnis kamu sebenarnya seperti apa? Apalagi dari sekian banyaknya pilihan yang ada, banyak sekali faktor-faktor yang harus dipertimbangkan dengan baik.

Untuk itu, yuk pahami cara memilih aplikasi invoice online yang tepat untuk bisnismu. Simak penjelasannya di sini, ya!

Cara Memilih Aplikasi Invoice Online

Berikut beberapa aspek yang bisa dipertimbangkan sebelum memilih aplikasi yang tepat untuk bisnismu. Idealnya, aplikasi invoice yang terbaik adalah yang:

Sesuai dengan Jenis Usahamu

Setiap bisnis memiliki aturan dan cara kerja yang berbeda-berbeda, termasuk bisnismu. Jadi, penting untuk memahami dan menyesuaikan kebutuhanmu dari aplikasi online yang diharapkan kedepannya.

Apakah kamu hanya membutuhkan fitur dasar seperti pembuatan invoice saja? Atau memerlukan fitur tambahan lainnya seperti pembayaran untuk supplier dan tagih/terima pembayaran dari customer hingga terkoneksi dengan manajemen stok dan akuntansi sederhana?

Penting juga untuk memilih aplikasi invoice yang sudah bermitra dengan distributor resmi meterai seperti PERURI, terutama jika bisnismu sering melakukan transaksi dengan jumlah besar yang memerlukan pengesahan meterai sebagai persyaratan.

Jadi, kamu bisa langsung membubuhkan e-Meterai pada invoice-mu dalam satu aplikasi, tidak perlu repot-repot lagi seperti beli meterai fisik. Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan tenaga, tetapi juga membantumu fokus pada tugas/pekerjaan lain yang lebih penting.

Mudah Digunakan

Cara Kerja Aplikasi Invoice Online (Sumber: Moon Invoice)

Aplikasi invoice online yang ideal wajib mudah dipahami dan digunakan agar terhindar dari human error. Dengan begitu, kamu dan tim tidak perlu belajar lagi cara menggunakan aplikasi baru yang rumit, deh!

Beberapa pertanyaan yang harus dipertimbangkan seperti apakah tampilannya intuitif? Apakah bisa diakses secara mobile, baik melalui Android maupun iOS? Selain itu, apakah sudah bisa disesuaikan dengan kebutuhan bisnis, misalnya mengatur template invoice, menambahkan logo, dan lain sebagainya?

Dengan mempertimbangkan pertanyaan-pertanyaan tersebut, kamu bisa menemukan aplikasi invoice online yang tepat dengan mudah yang akan membantu bisnismu tetap terorganisasi, lebih efisien, dan praktis.

Dapat Mengotomasi Banyak Proses

Keuntungan jika kamu memilih aplikasi invoice online yang memiliki fitur otomasi proses adalah untuk menghemat waktu dan mengurangi risiko kesalahan manusia. Mulai dari payment reminder, pencatatan keuangan, hingga rekonsiliasi otomatis.

Dengan fitur payment reminder akan membantumu memberikan pengingat otomatis kepada customer untuk invoice penjualan yang belum lunas atau bahkan sudah jatuh tempo, baik melalui Email, WhatsApp, maupun SMS.

Sementara itu, pencatatan otomatis sangat bermanfaat dalam mencatat jumlah piutang dan merangkum data pendapatan secara real-time setelah menerima pembayaran dari berbagai customer dan semuanya bisa diakses hanya dari satu dashboard. Jadi, tidak repot, kan?

Menyediakan Beragam Metode Pembayaran

Menggunakan aplikasi invoice online yang menyediakan beragam metode pembayaran bisa mempercepat pembayaran dari customer, lho. Hal ini karena kamu memberikan fleksibilitas kepada mereka untuk memilih metode pembayaran sesuai preferensinya masing-masing.

Untuk itu, pertimbangkan memilih aplikasi invoice yang menyediakan beragam metode pembayaran, seperti lewat transfer bank, QRIS, E-Wallet, Virtual Account, kartu kredit, hingga marketplace. Jadi, kamu tidak perlu menyiapkan satu persatu yang tentunya akan sangat merepotkan.

Ingatlah, jika pembayaran invoice-mu cepat dibayar oleh customer, maka cash flow bisnismu juga akan semakin stabil dan bisa terhindar dari masalah keuangan yang mungkin timbul akibat keterlambatan pembayaran.

Memiliki Keamanan Data yang Kuat

Ingat, keamanan data menjadi hal penting yang tidak bisa ditawar. Maka dari itu, perhatikan apakah aplikasi invoice online yang ada di daftar pilihanmu menawarkan lapisan perlindungan yang kokoh, seperti enkripsi data, memiliki proteksi dari ancaman keamanan, dan sebagainya?

Sebagai solusinya, jangan ragu untuk menanyakan informasi lebih lanjut mengenai ini kepada vendor terkait langkah-langkah apa saja yang mereka ambil untuk melindungi data penggunanya, serta telah bekerja sama dengan siapa saja yang mungkin bisa jadi tolak ukur.

Demikianlah cara memilih aplikasi invoice online yang tepat untuk bisnismu. Pertimbangkan dengan seksama faktor-faktor yang menurutmu penting dan sesuai dengan kebutuhan bisnismu.

Melakukan investasi dalam aplikasi invoice yang memenuhi kebutuhan bisnismu bukan hanya berarti menghemat waktu dan uang lho, melainkan untuk membuka pintu menuju pengelolaan keuangan yang lebih efisien dan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan. Jadi, aplikasi invoice online yang tepat untuk bisnismu itu seperti apa?

*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Onero