Di era digital seperti sekarang, kemudahan dalam proses pemesanan adalah kunci utama dalam meningkatkan konversi penjualan. Salah satu cara paling efektif yang digunakan banyak pelaku bisnis online adalah form order WhatsApp. Tidak hanya praktis, penggunaan form order ini juga memberikan pengalaman belanja yang cepat dan nyaman bagi pelanggan. Untuk membantu memberikan pengalaman belanja terbaik, berikut artikel ini membagikan beberapa contoh form order WhatsApp yang siap pakai, serta tips bagaimana Anda bisa menggunakannya untuk mendongkrak penjualan toko online.
Baca juga: 6 Manfaat Pesan Otomatis WhatsApp untuk Layanan Pelanggan
Pengertian Form Order WhatsApp
Form order WhatsApp adalah sebuah format pesan terstruktur yang dirancang khusus untuk memfasilitasi proses pemesanan barang atau jasa langsung melalui aplikasi WhatsApp. Alih-alih pelanggan harus mengetik informasi pemesanan secara bebas yang seringkali tidak lengkap atau sulit dibaca, form ini menyediakan template yang jelas dan sistematis untuk diisi.
Elemen Form Order WhatsApp
Biasanya, sebuah form order WhatsApp akan mencakup beberapa elemen penting, di antaranya:
1. Informasi Pelanggan
- Nama Lengkap: Untuk identifikasi dan keperluan pengiriman.
- Nomor Telepon: Sebagai kontak utama untuk konfirmasi atau pertanyaan lebih lanjut.
- Alamat Lengkap: Detail pengiriman yang akurat, termasuk nama jalan, nomor rumah, RT/RW, kelurahan, kecamatan, kota/kabupaten, dan kode pos.
- (Opsional) Alamat Email: Untuk pengiriman bukti transaksi atau informasi promosi.
2. Detail Pesanan
- Nama Produk/Layanan: Daftar barang atau jasa yang ingin dipesan. Bisa dilengkapi dengan kode produk atau varian (ukuran, warna, dll.).
- Jumlah: Kuantitas masing-masing produk/layanan yang dipesan.
- (Opsional) Catatan Tambahan: Kolom bagi pelanggan untuk memberikan instruksi khusus terkait pesanan mereka.
3. Informasi Pembayaran dan Pengiriman
- Metode Pembayaran: Pilihan metode pembayaran yang disediakan penjual (transfer bank, e-wallet, COD, dan lainnya.).
- (Opsional) Bukti Pembayaran: Permintaan untuk mengirimkan tangkapan layar atau foto bukti transfer.
- Metode Pengiriman: Pilihan opsi pengiriman yang tersedia (reguler, express, kurir instan, dll.).
- (Opsional) Catatan Pengiriman: Instruksi khusus terkait pengiriman (misalnya, patokan rumah).
Kelebihan Form Order WhatsApp
Kelebihan form ini antara lain:
1. Memudahkan Pelanggan Melakukan Pemesanan
- Aksesibilitas Tinggi: Hampir semua pengguna smartphone memiliki aplikasi WhatsApp. Dengan formulir order yang dikirimkan melalui WhatsApp, pelanggan tidak perlu mengunduh aplikasi baru atau membuka website yang mungkin terasa asing atau rumit. Proses pemesanan menjadi lebih mudah diakses dan familiar bagi mereka.
- Pengalaman yang Intuitif: Interface WhatsApp yang sederhana dan familiar membuat pelanggan lebih nyaman dalam mengisi formulir order. Mereka sudah terbiasa dengan cara mengirim pesan dan berinteraksi di platform ini.
- Fleksibilitas Waktu dan Tempat: Pelanggan dapat mengisi formulir order kapan saja dan di mana saja sesuai dengan kenyamanan mereka. Mereka tidak terikat pada jam operasional toko online atau harus berada di depan komputer.
- Minim Gesekan: Proses pemesanan yang ringkas dan cepat mengurangi potensi pelanggan untuk mengurungkan niat membeli karena kerumitan. Mereka dapat dengan mudah menyampaikan detail pesanan mereka dalam beberapa langkah sederhana.
2. Mempercepat Komunikasi Antara Penjual dan Pembeli
- Respon Cepat: Notifikasi pesan WhatsApp yang instan memungkinkan penjual untuk segera menerima informasi pesanan dari pelanggan. Ini memungkinkan penjual untuk memberikan respon yang lebih cepat terkait ketersediaan produk, konfirmasi pesanan, atau pertanyaan lainnya.
- Interaksi Langsung: Jika ada detail pesanan yang kurang jelas atau perlu dikonfirmasi, penjual dapat langsung berkomunikasi dengan pelanggan melalui chat WhatsApp. Komunikasi dua arah yang cepat ini membantu menghindari kesalahpahaman dan mempercepat proses transaksi.
- Personalisasi: Penjual dapat memberikan layanan yang lebih personal kepada pelanggan melalui interaksi langsung di WhatsApp. Mereka dapat menjawab pertanyaan secara spesifik, memberikan rekomendasi produk tambahan, atau menawarkan promo khusus.
- Penyelesaian Masalah Lebih Efisien: Jika terjadi masalah atau kendala terkait pesanan, komunikasi langsung melalui WhatsApp memungkinkan penjual dan pembeli untuk menyelesaikan masalah tersebut dengan lebih cepat dan efektif.
3. Mengurangi Kesalahan Input Data
- Format Terstruktur: Formulir order yang dirancang dengan baik akan memiliki kolom-kolom isian yang jelas untuk setiap detail pesanan, seperti nama produk, jumlah, ukuran, warna, alamat pengiriman, dan lain-lain. Format terstruktur ini meminimalkan risiko pelanggan salah memasukkan informasi.
- Validasi Data (Potensial): Meskipun tidak sekompleks sistem checkout di website, formulir order WhatsApp masih memungkinkan adanya validasi sederhana pada beberapa kolom, misalnya format nomor telepon atau alamat email (jika disertakan).
- Catatan Tambahan: Pelanggan memiliki ruang untuk menambahkan catatan khusus terkait pesanan mereka, sehingga mengurangi potensi informasi penting terlewatkan.
- Rekam Jejak Digital: Semua informasi pesanan tercatat dalam riwayat chat WhatsApp, memudahkan penjual untuk melacak detail pesanan dan mengurangi risiko kehilangan data.
4. Tidak Perlu Sistem Checkout yang Rumit
- Sederhana dan Praktis: Bagi bisnis kecil atau UMKM yang baru memulai, membangun dan mengelola sistem checkout yang kompleks di website bisa menjadi tantangan dari segi biaya dan teknis. Formulir order WhatsApp menawarkan solusi yang lebih sederhana dan praktis.
- Hemat Biaya: Tidak perlu investasi pada platform e-commerce atau plugin checkout berbayar. Penggunaan WhatsApp sebagai media pemesanan relatif gratis.
- Fokus pada Interaksi: Dengan tidak adanya sistem checkout otomatis, penjual memiliki kesempatan untuk berinteraksi langsung dengan setiap pelanggan, membangun hubungan yang lebih dekat, dan memberikan layanan yang lebih personal.
- Cepat Implementasi: Membuat dan menyebarkan formulir order melalui WhatsApp jauh lebih cepat dan mudah dibandingkan membangun sistem e-commerce dari awal.
Tips Membuat Form Order WhatsApp yang Efektif
Sebelum masuk ke contoh form order WhatsApp, berikut beberapa tips penting dalam membuat form order:
1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Ramah
Bayangkan Anda sedang berinteraksi langsung dengan pelanggan. Gunakan bahasa yang sama hangat dan profesionalnya dalam form order Anda. Hindari bahasa yang terlalu kaku atau terkesan memaksa. Sapaan seperti “Halo Kak,” atau “Hai [Nama Pelanggan],” jika memungkinkan, bisa menciptakan kesan yang lebih personal. Ucapan terima kasih di akhir instruksi juga merupakan sentuhan yang baik. Ingat, kesan pertama sangat penting, dan bahasa yang ramah akan membuat pelanggan merasa nyaman dan dihargai.
2. Sertakan Instruksi yang Jelas dan Mudah Diikuti
Kejelasan adalah kunci utama. Pelanggan Anda mungkin sedang terburu-buru atau tidak terlalu familiar dengan proses pemesanan online. Buat instruksi langkah demi langkah yang ringkas dan mudah dipahami. Gunakan kalimat pendek dan to the point. Contohnya, daripada menulis “Mohon diisi dengan lengkap data di bawah ini agar pesanan Anda dapat segera kami proses,” lebih baik tulis:
- “Isi data berikut dengan lengkap:”
- “Copy (salin) teks di bawah ini:”
- “Tempel (paste) ke chat WhatsApp kami:”
- “Lengkapi data diri Anda di bagian yang kosong.”
Pastikan setiap langkah logis dan tidak menimbulkan kebingungan. Jika ada informasi tambahan yang perlu diperhatikan, sampaikan dengan jelas di bagian yang relevan.
3. Gunakan Tanda Seperti * atau Emoji untuk Menarik Perhatian
Dalam lautan teks di WhatsApp, visual cues dapat membantu informasi penting menonjol. Gunakan tanda bintang (*) untuk memformat teks menjadi tebal, yang bisa digunakan untuk judul bagian atau informasi krusial seperti “Nama Lengkap,” atau “Jumlah Pesanan.” Emoji yang relevan juga bisa digunakan untuk memberikan sentuhan visual yang menarik dan membantu menyampaikan maksud dengan lebih cepat. Misalnya, emoji keranjang belanja 🛒 untuk bagian detail pesanan, atau emoji lokasi 📍 untuk alamat pengiriman. Namun, gunakanlah dengan bijak agar tidak terkesan berlebihan atau tidak profesional.
4. Pastikan Pelanggan Cukup Copy-Paste Lalu Isi Datanya
Kemudahan adalah segalanya. Semakin sedikit usaha yang perlu dilakukan pelanggan, semakin besar kemungkinan mereka menyelesaikan pesanan. Struktur form order Anda harus dirancang sedemikian rupa sehingga pelanggan hanya perlu menyalin seluruh teks form, menempelkannya ke kolom chat WhatsApp, dan kemudian mengisi informasi yang diminta di bagian yang sesuai. Gunakan placeholder atau penanda yang jelas untuk bagian yang perlu diisi, misalnya:
--- FORM ORDER ---
Nama Lengkap: [Nama Anda]
Nomor WhatsApp: [Nomor Aktif Anda]
Alamat Lengkap: [Alamat Pengiriman Lengkap]
Detail Pesanan:
- Nama Produk: [Nama Produk]
- Jumlah: [Jumlah Pesanan]
- Catatan Tambahan (jika ada): [Catatan Khusus]
Metode Pembayaran: [Transfer Bank/COD]
--- Terima kasih atas pesanan Anda! ---
Dengan format seperti ini, pelanggan tidak perlu mengetik ulang setiap pertanyaan, melainkan hanya mengisi bagian dalam tanda kurung siku. Ini akan menghemat waktu dan mengurangi potensi kesalahan penginputan.
Contoh Form Order WhatsApp Siap Pakai
Berikut beberapa contoh form yang bisa disesuaikan untuk kebutuhan bisnis online Anda:
1. Form Order Produk Fashion
Halo kak, saya mau order produk 😊
Nama Lengkap:
Alamat Lengkap:
Nomor HP:
Nama Produk:
Ukuran:
Warna:
Jumlah:
Metode Pembayaran: (Transfer / COD)
Terima kasih 🙏
2. Form Order Makanan / Minuman
Hai, saya mau pesan makanan ya 🍔🥤
Nama:
Alamat Pengantaran:
Nomor WA Aktif:
Menu yang Dipesan:
Jumlah:
Catatan Tambahan (jika ada):
Waktu Pengantaran:
Terima kasih!
3. Form Order Produk Skincare
Halo Admin, saya tertarik dengan produk skincare-nya 😍
Nama:
Jenis Kulit:
Nama Produk:
Jumlah:
Alamat Lengkap:
No HP:
Metode Pembayaran:
Terima kasih 🙏
4. Form Order untuk Dropshipper
Halo Admin, saya dropshipper, mohon bantu proses order ini 🙏
Nama Pembeli:
Alamat Pembeli:
No HP Pembeli:
Nama Produk:
Jumlah:
Catatan (jika ada):
Nama Pengirim (dropshipper):
No HP Dropshipper:
Terima kasih!
5. Form Order Digital Product (Ebook, Template, dsb.)
Halo, saya tertarik membeli produk digital 😊
Nama:
Email:
Nama Produk:
Jumlah:
Metode Pembayaran:
Bukti Transfer (jika sudah):
Mohon segera dikirim ya 🙏
6. Form Order untuk Jasa (Desain, Editing, dll.)
Hai Admin, saya ingin menggunakan jasanya ✨
Nama:
Jenis Jasa:
Deskripsi Permintaan:
Deadline:
No WA/Email:
Catatan Tambahan:
Terima kasih 🙏
7. Form Order Pre-Order Barang
Halo kak, saya mau ikut PO ya 🙋♂️
Nama:
Alamat:
No HP:
Produk PO:
Jumlah:
DP / Pelunasan:
Tanggal Kirim:
Terima kasih banyak 🙏
8. Form Order Event / Tiket Acara
tHai Admin, saya ingin membeli tiket 😎
Nama Lengkap:
Nama Acara:
Jumlah Tiket:
Email:
No HP:
Metode Pembayaran:
Mohon konfirmasi ya, thanks!
9. Form Order Paket Wisata / Travel
Halo, saya tertarik ikut paket wisatanya ✈️
Nama Lengkap:
Jumlah Peserta:
Tanggal Keberangkatan:
Paket yang Dipilih:
No HP:
Alamat Email:
Mohon segera infonya ya 😊
10. Form Order Produk Handmade / Custom
Halo Admin, saya mau order produk custom 🧵
Nama:
Jenis Produk:
Desain/Request Khusus:
Jumlah:
Warna (jika ada):
Ukuran:
Alamat:
Nomor WA:
Terima kasih banyak 🙏
Cara Menggunakan Form Ini di WhatsApp
- Sisipkan di bio Instagram, linktree, atau halaman produk Anda
- Gunakan format link:
https://wa.me/628XXXXXXXXXX?text=ISI_FORM_ORDER - Ganti bagian
ISI_FORM_ORDERdengan teks form yang sudah di-encode (gunakan URL Encoder) - Pelanggan hanya perlu klik dan kirim!
Menggunakan form order WhatsApp bukan hanya mempermudah proses jual beli, tapi juga menciptakan pengalaman pelanggan yang lebih profesional dan menyenangkan. Anda tinggal pilih format yang paling cocok dengan jenis produk atau jasa yang dijual, lalu terapkan di toko online.
Namun, untuk skala bisnis yang lebih besar, Anda juga perlu mempertimbangkan integrasi WhatsApp dengan sistem CRM (Customer Relationship Management). Dengan integrasi ini, Anda bisa:
- Melacak riwayat percakapan pelanggan
- Mengatur follow-up otomatis
- Menganalisis performa tim sales
- Menyimpan data pelanggan secara terstruktur
Sebagai rekomendasi, Anda bisa menggunakan CRM Satuin dari Onero Solutions yang dirancang khusus untuk bisnis di Indonesia. CRM Satuin memudahkan Anda dalam mengelola orderan, pelanggan, dan komunikasi hanya dari satu dashboard yang terhubung langsung dengan WhatsApp.
Untuk konsultasi lebih lanjut, Anda bisa langsung isi form di bawah ini atau hubungi Onero melalui WhatsApp. Yuk, mulai langkah cerdas mengelola toko online Anda lebih profesional!
