Skip to content
Sebagai business owner, pernah tidak kamu kesulitan mengelola invoice fisik yang menumpuk dan berantakan? Atau pernah membuang waktu berjam-jam hanya untuk membuat dan mengirim invoice secara manual? Jika ya, saatnya beralih ke invoice digital!
Sesuai riset yang dirilis oleh Institut Ardent dalam laporan yang berjudul “The State of ePayable 2019: Driving Value in the Age of Intelligence” menyimpulkan bahwa perusahaan yang menerapkan sistem pengelolaan invoice secara digital bisa mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses invoice hingga 70%.
Invoice digital memungkinkan kamu untuk memantau, menyimpan, dan mengelola semua invoice secara elektronik. Dengan begitu, kamu tidak perlu lagi menyimpan tumpukan kertas yang rentan berantakan dan hilang serta membuang waktu untuk melakukan proses manual.
Untuk menjawab keraguanmu, berikut beberapa keuntungan mengelola invoice secara digital. Simak selengkapnya di bawah!
Baca juga: 5 Aplikasi Template Invoice Terbaik, Ada yang Gratis Loh!
4 Keuntungan Mengelola Invoice Secara Digital
1. Hemat biaya proses
Dengan menggunakan invoice digital, artinya kamu akan mengurangi pengeluaran biaya proses manual/fisik yang selama ini terjadi, seperti pembelian kertas, tinta printer, amplop, dan bahkan hingga biaya pengiriman.
Hal tersebut diperkuat hasil laporan dari Kefron 2024, yang menyatakan manfaat finansial dari otomatisasi invoice sangat besar, dengan perusahaan melaporkan mengalami pengurangan biaya pemrosesan sebesar 60-80%.
Tidak hanya itu, penggunaan invoice digital juga memungkinkan kamu mengurangi kebutuhan akan penyimpanan dan pengelolaan dokumen fisik serta pemeliharaan arsip. Hal ini tidak hanya efisien secara finansial, tetapi juga mengurangi kerumitan dan waktu yang diperlukan untuk mengurus berkas-berkas fisik tersebut.
2. Mengurangi human error
Pengelolaan invoice secara manual sering terjadi kesalahan, bahkan sesuai studi dari PayStream Advisors dari Yokov pada tahun 2023 menemukan bahwa pemrosesan invoice secara manual bisa menghasilkan tingkat kesalahan sekitar 3% hingga 5%.
Apalagi, biaya untuk mengoreksi kesalahan pada invoice yang diproses secara manual bisa sangat besar, lho. Menurut sumber yang sama, menyelesaikan kesalahan invoice bisa menghabiskan biaya sekitar $53 dollar atau sekitar Rp 800 ribuan.
Sementara itu, jika kamu mengelola invoice secara digital, risiko kesalahan seperti pengetikan, pengiriman, keterlambatan penagihan, hingga kerusakan dokumen saat pengiriman, bisa dikurangi secara signifikan.
Pasalnya, dengan invoice digital, semua proses bisa dilakukan secara otomatis, mengurangi keterlibatan manusia dalam prosesnya yang rentan terhadap kesalahan. Selain itu juga, sistem akan secara otomatis memverifikasi data secara akurat dan mengintegrasikan informasi ke dalam sistem pencatatan.
3. Mudah dilacak
Dengan menggunakan solusi digital, kamu bisa dengan mudah melacak status invoice yang sedang diproses, termasuk status pembayaran, apakah invoice sudah terkirim atau belum hingga dibayar atau belum, dan sebagainya.
Tidak hanya itu, invoice juga jadi mudah untuk dilacak, dicari, hingga disimpan dalam basis data yang terorganisir. Hal ini memudahkan kamu untuk mengaudit dan meminimalkan risiko kehilangan data.
Terakhir, jika informasi mudah diakses dan terorganisir dengan baik, memungkinkan kamu punya kendali atas cash flow bisnis kamu sendiri. Selain itu, membantu kamu juga untuk meningkatkan efisiensi bisnis secara keseluruhan.
4. Lebih aman
Dalam proses manual, terdapat risiko data sensitif yang bisa diakses oleh siapa saja, meningkatkan kemungkinan penyalahgunaan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. Data sensitif seperti informasi customer, rincian pembayaran, dan detail keuangan lainnya.
Sementara itu, jika kamu mengelola invoice secara digital, data akan tersimpan secara elektronik. Pasalnya, sistem sudah dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, pengamanan akses di role tertentu, dan bisa diakses dimanapun untuk akun terdaftar saja.
Lebih menariknya, pengelolaan invoice online sering dilengkapi dengan fitur pemulihan data dan backup. Jadi, data invoice bisa dicadangkan secara rutin dan disimpan di tempat yang lebih aman.
Baca juga: Aplikasi Invoice Online yang Tepat untuk Bisnis, Seperti Apa?
Kelola Invoice Secara Digital di Paper.id
Bingung memilih platform invoicing untuk mengelola invoice secara digital? Gunakan saja Paper.id. Platform pembayaran antar bisnis ini akan memudahkan kamu dalam membuat, mengirim, hingga memantau invoice secara real-time.
Jangan khawatir soal data sensitif, Paper.id juga sudah dilengkapi dengan sertifikasi seperti ISO 27001 dan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data dan keamanan akses yang terbatas, sehingga informasi sensitif tetap terlindungi dari orang-orang yang tidak bertanggung jawab.
Tentunya, di Paper.id juga kamu bisa mengelola invoice jadi lebih baik, mulai dari membuat, mengirim, hingga melacak status invoice yang sedang diproses, termasuk informasi tentang pembayaran dan pengiriman yang akan memudahkan untuk mengontrol alur kas bisnis kamu.
Menariknya, di Paper.id juga dilengkapi dengan fitur pembayaran antar bisnis, memudahkan kamu dalam membayar supplier, tagih dan terima pembayaran dari customer lewat berbagai metode pembayaran, seperti transfer bank, kartu kredit, dompet digital, QRIS, dan lainnya.
Demikianlah keuntungan yang akan kamu dapatkan jika mengelola invoice secara digital. Paper.id bisa menjadi opsi kamu untuk mengelola invoice secara digital untuk memastikan kamu jadi lebih hemat waktu, uang, hingga tenaga.
Yuk, nikmati cash flow jadi lebih lancar dengan mengelola invoice secara digital di Paper.id!
*Artikel ini hasil kerja sama antara Paper.id dan Onero
