Migrasi Data ke Lark: Apa Saja yang Perlu Dipersiapkan?

Migrasi data ke platform kerja digital bukan sekadar memindahkan file dari satu tempat ke tempat lain. Ada proses yang perlu dipikirkan sejak awal, mulai dari menentukan data mana yang masih dibutuhkan, menata struktur penyimpanan, mengatur hak akses, sampai memastikan seluruh tim dapat menggunakan sistem baru tanpa mengganggu pekerjaan sehari-hari.

Hal yang sama berlaku ketika perusahaan berencana melakukan migrasi data ke Lark. Platform seperti Lark dapat digunakan untuk mendukung komunikasi, kolaborasi, pengelolaan dokumen, database, dan berbagai kebutuhan operasional. Namun, manfaat tersebut akan lebih maksimal jika data yang dipindahkan sudah dipersiapkan dengan baik.

Migrasi yang dilakukan tanpa perencanaan justru dapat menimbulkan masalah baru. Folder menjadi berantakan, file ganda bermunculan, akses pengguna tidak sesuai, atau tim kesulitan menemukan dokumen yang mereka perlukan.

Lalu, apa saja yang harus dipersiapkan sebelum migrasi data ke Lark? Berikut pembahasannya.

Mengapa Persiapan Migrasi Data ke Lark Itu Penting?

Bayangkan sebuah perusahaan sudah bertahun-tahun menyimpan data di berbagai tempat. Ada dokumen di komputer pribadi, file di cloud storage, spreadsheet yang dikirim melalui email, hingga dokumen lama yang masih tersimpan di server internal.

Ketika semuanya langsung dipindahkan ke Lark, masalah lama kemungkinan besar ikut terbawa.

Karena itu, migrasi sebaiknya tidak dipandang sebagai aktivitas “copy-paste”. Proses ini merupakan kesempatan untuk merapikan kembali cara perusahaan mengelola informasi.

Dengan persiapan yang matang, perusahaan dapat:

• mengurangi data yang tidak diperlukan;
• menghindari duplikasi file;
• membuat struktur penyimpanan lebih terorganisir;
• mengatur akses berdasarkan kebutuhan pengguna;
• mengurangi risiko kehilangan data;
• mempercepat proses adaptasi karyawan;
• dan menciptakan sistem kerja yang lebih efisien setelah migrasi.

Dengan kata lain, migrasi data ke Lark sebaiknya menjadi bagian dari proses transformasi digital, bukan sekadar perpindahan lokasi penyimpanan data.

1. Lakukan Audit Data Sebelum Migrasi

Langkah pertama adalah mengetahui apa saja data yang sebenarnya dimiliki perusahaan.

Jangan langsung memindahkan seluruh file. Lakukan audit terlebih dahulu untuk melihat jenis, lokasi, kondisi, dan tingkat kepentingan setiap data.

Misalnya, perusahaan memiliki:

• dokumen administrasi;
• laporan keuangan;
• database pelanggan;
• dokumen HR;
• SOP;
• kontrak kerja sama;
• laporan penjualan;
• materi pemasaran;
• data proyek;
• dan dokumen operasional lainnya.

Kelompokkan data tersebut berdasarkan fungsi dan departemennya.

Pada tahap ini, perusahaan juga perlu menemukan file yang sudah tidak relevan. Dokumen lama yang tidak pernah digunakan kembali belum tentu perlu dibawa ke sistem baru.

Buat Kategori Data

Salah satu cara sederhana adalah membuat kategori seperti:

Kategori	Contoh Data	Tindakan
Aktif	SOP terbaru, laporan berjalan	Migrasikan
Arsip	Laporan tahun sebelumnya	Evaluasi
Duplikat	File dengan isi sama	Hapus
Tidak relevan	Dokumen yang sudah kedaluwarsa	Tidak perlu dipindahkan
Sensitif	Data HR dan keuangan	Migrasi dengan kontrol akses

Pendekatan ini membuat proses migrasi menjadi lebih ringan sekaligus mengurangi kekacauan setelah data berada di Lark.

2. Tentukan Data Mana yang Akan Dipindahkan

Setelah audit selesai, tentukan ruang lingkup migrasi.

Tidak semua data harus dipindahkan sekaligus. Bahkan, untuk perusahaan dengan volume data besar, migrasi bertahap sering kali lebih aman.

Prioritaskan data berdasarkan kebutuhan bisnis.

Contohnya, perusahaan dapat memulai dari:

1. dokumen operasional yang paling sering digunakan;
2. data proyek yang sedang berjalan;
3. dokumen kolaborasi antartim;
4. database yang masih aktif;
5. arsip yang masih memiliki nilai bisnis.

Dengan menentukan prioritas, tim tidak perlu menghadapi proses migrasi besar dalam satu waktu.

3. Bersihkan Data Sebelum Dipindahkan

Ini salah satu tahap yang sering dianggap sepele.

Padahal, data yang berantakan sebelum migrasi biasanya akan tetap berantakan setelah migrasi.

Sebelum memindahkan file, lakukan data cleansing. Periksa apakah terdapat:

• file duplikat;
• dokumen dengan nama yang tidak jelas;
• folder kosong;
• versi dokumen yang sudah kedaluwarsa;
• file yang tidak memiliki pemilik;
• spreadsheet dengan format tidak konsisten;
• atau dokumen yang seharusnya sudah diarsipkan.

Contohnya, sebuah perusahaan memiliki lima file bernama:

• SOP HR
• SOP HR Baru
• SOP HR Final
• SOP HR Final 2
• SOP HR Final Fix

Jika semuanya dipindahkan ke Lark, pengguna justru semakin bingung menentukan dokumen mana yang benar.

Lebih baik tentukan satu dokumen resmi dan arsipkan versi lainnya sesuai kebijakan perusahaan.

4. Rancang Struktur Data di Lark

Setelah mengetahui data yang akan dipindahkan, langkah berikutnya adalah menentukan bagaimana data tersebut akan disusun di Lark.

Struktur sebaiknya mengikuti cara perusahaan bekerja, bukan hanya meniru struktur folder lama.

Misalnya:

Perusahaan

• HR
  • Kebijakan
  • Rekrutmen
  • Employee Data
• Finance
  • Budget
  • Invoice
  • Laporan Keuangan
• Marketing
  • Campaign
  • Brand Assets
  • Content
• Sales
  • Customer
  • Proposal
  • Sales Report
• Operations
  • SOP
  • Project
  • Vendor

Struktur seperti ini membantu pengguna memahami lokasi data sejak awal.

Jika perusahaan juga menggunakan database atau workflow, struktur informasi dapat dirancang lebih lanjut menggunakan fitur seperti Lark Base agar data tidak hanya menjadi kumpulan file, tetapi dapat digunakan dalam proses operasional.

Baca Juga: Konsultan Lark Partner Indonesia: Solusi Implementasi Lark untuk Bisnis

5. Periksa Format dan Kompatibilitas Data

Data yang berasal dari sistem berbeda mungkin memiliki format yang berbeda pula.

Karena itu, sebelum migrasi, periksa jenis file yang digunakan perusahaan, misalnya:

• Word;
• Excel;
• PDF;
• PowerPoint;
• CSV;
• gambar;
• video;
• dan berbagai dokumen lainnya.

Perhatikan juga spreadsheet yang memiliki formula, macro, pivot table, atau fungsi khusus. Jangan berasumsi seluruh elemen akan berpindah dengan kondisi yang identik.

Untuk data yang penting bagi operasional, lakukan pengujian terlebih dahulu menggunakan beberapa file sebagai sampel.

Dengan cara ini, perusahaan dapat mengetahui apakah ada elemen yang perlu disesuaikan sebelum migrasi dalam skala besar.

6. Petakan Hak Akses Pengguna

Migrasi data bukan hanya soal “data sudah masuk”.

Pertanyaan yang tidak kalah penting adalah: siapa yang boleh melihat, mengedit, membagikan, atau mengelola data tersebut?

Buat pemetaan akses berdasarkan jabatan, departemen, maupun kebutuhan pekerjaan.

Contohnya:

• Tim HR dapat mengakses dokumen kepegawaian.
• Tim Finance dapat mengelola dokumen keuangan.
• Tim Marketing memiliki akses ke materi kampanye.
• Manajemen dapat memperoleh akses ke laporan tertentu.
• Data sensitif hanya dapat diakses oleh pengguna yang berwenang.

Hindari memberikan akses terlalu luas hanya karena lebih mudah pada awal migrasi. Kesalahan konfigurasi permission dapat menjadi risiko keamanan di kemudian hari.

7. Siapkan Akun dan Struktur Organisasi

Sebelum migrasi, pastikan akun pengguna yang akan menggunakan Lark sudah dipersiapkan.

Data seperti nama pengguna, email perusahaan, departemen, jabatan, dan struktur organisasi perlu diperiksa.

Ini penting karena struktur organisasi akan berpengaruh terhadap:

• akses dokumen;
• komunikasi internal;
• kolaborasi tim;
• workflow;
• approval;
• serta pengelolaan pengguna.

Pastikan juga akun pengguna yang sudah tidak aktif tidak ikut mendapatkan akses ke data perusahaan.

8. Tentukan Data Owner

Setiap kelompok data sebaiknya memiliki penanggung jawab.

Misalnya:

Data	Penanggung Jawab
Data Karyawan	HR
Laporan Keuangan	Finance
Database Pelanggan	Sales
Materi Promosi	Marketing
SOP Operasional	Operations

Data owner bertugas memastikan data yang dimigrasikan memang benar, masih relevan, dan memiliki struktur yang sesuai.

Dengan adanya penanggung jawab, keputusan terkait data tidak semuanya dibebankan kepada tim IT atau vendor implementasi.

9. Buat Backup Sebelum Migrasi

Backup merupakan langkah yang tidak boleh dilewatkan.

Sebelum proses migrasi dimulai, perusahaan sebaiknya memiliki salinan data sumber yang dapat digunakan apabila terjadi kesalahan.

Backup juga berguna sebagai titik pemulihan apabila:

• file gagal dipindahkan;
• struktur data berubah;
• terjadi kesalahan permission;
• file rusak;
• atau terdapat data yang tidak sengaja terhapus.

Idealnya, backup dilakukan sebelum proses migrasi dan diverifikasi bahwa file tersebut benar-benar dapat digunakan.

10. Lakukan Migrasi Secara Bertahap

Untuk perusahaan dengan jumlah data besar, migrasi bertahap biasanya lebih mudah dikendalikan.

Misalnya, perusahaan dapat menggunakan pendekatan:

Tahap 1: migrasi satu departemen sebagai pilot project.

Tahap 2: evaluasi masalah yang ditemukan.

Tahap 3: perbaiki struktur dan permission.

Tahap 4: lanjutkan ke departemen berikutnya.

Tahap 5: lakukan validasi akhir.

Pendekatan ini memungkinkan perusahaan menemukan masalah lebih awal tanpa harus mengganggu seluruh organisasi.

11. Lakukan Testing Setelah Data Dipindahkan

Jangan menganggap migrasi selesai hanya karena file sudah muncul di Lark.

Setelah migrasi, lakukan validasi.

Beberapa hal yang perlu diperiksa antara lain:

• apakah seluruh file sudah tersedia;
• apakah nama file tetap sesuai;
• apakah dokumen dapat dibuka;
• apakah format masih benar;
• apakah data spreadsheet tetap dapat digunakan;
• apakah permission sudah sesuai;
• apakah pengguna dapat mengakses data yang memang menjadi tanggung jawabnya;
• dan apakah tidak ada data penting yang tertinggal.

Untuk data kritis, lakukan pengecekan bersama data owner masing-masing departemen.

12. Siapkan Tim Sebelum Go-Live

Migrasi teknis tidak akan banyak berarti jika pengguna belum siap.

Karyawan perlu mengetahui perubahan yang akan terjadi setelah perusahaan menggunakan Lark.

Berikan pemahaman sederhana mengenai:

• lokasi data baru;
• cara mencari dokumen;
• cara berbagi file;
• aturan penggunaan folder atau database;
• mekanisme permission;
• dan prosedur apabila menemukan masalah.

Training tidak harus selalu panjang. Yang lebih penting adalah materi sesuai dengan kebutuhan pengguna sehari-hari.

Tim HR, misalnya, tidak perlu mendapatkan materi teknis yang sama dengan administrator sistem.

13. Buat SOP Pengelolaan Data Setelah Migrasi

Kesalahan berikutnya adalah menganggap pekerjaan selesai setelah semua data berhasil dipindahkan.

Padahal, tantangan sebenarnya sering muncul setelah sistem mulai digunakan.

Tanpa aturan yang jelas, beberapa bulan kemudian perusahaan bisa kembali menghadapi:

• folder tidak teratur;
• file duplikat;
• dokumen tidak memiliki owner;
• akses pengguna tidak diperbarui;
• atau terlalu banyak file yang tidak relevan.

Karena itu, buat SOP sederhana mengenai pengelolaan data di Lark.

Atur misalnya:

• standar penamaan file;
• struktur folder;
• siapa yang dapat membuat atau menghapus data;
• prosedur pemberian akses;
• proses pengarsipan;
• dan jadwal review data.

Kesalahan yang Sebaiknya Dihindari Saat Migrasi Data ke Lark

Ada beberapa kesalahan yang cukup umum dilakukan perusahaan ketika melakukan migrasi.

Memindahkan Semua Data Tanpa Audit

Cara ini memang terlihat paling cepat, tetapi dapat membuat sistem baru dipenuhi data lama yang sebenarnya sudah tidak dibutuhkan.

Tidak Memperhatikan Permission

Data yang seharusnya hanya dapat diakses oleh departemen tertentu bisa menjadi terlalu terbuka jika permission tidak dirancang sejak awal.

Tidak Melakukan Pilot Migration

Migrasi langsung dalam skala besar membuat kesalahan kecil berpotensi berdampak ke banyak pengguna.

Tidak Melibatkan Pengguna

Tim IT mungkin dapat memindahkan data dengan benar secara teknis, tetapi belum tentu memahami bagaimana departemen lain menggunakan data tersebut.

Mengabaikan Data Setelah Migrasi

Tanpa governance, sistem yang awalnya rapi bisa kembali berantakan dalam beberapa bulan.

Apakah Migrasi Data ke Lark Harus Menggunakan Konsultan?

Tidak selalu. Perusahaan dengan jumlah data kecil dan struktur sederhana mungkin dapat melakukan migrasi secara internal.

Namun, penggunaan konsultan Lark Partner Indonesia dapat menjadi pertimbangan ketika perusahaan memiliki data dalam jumlah besar, banyak departemen, kebutuhan permission yang kompleks, atau membutuhkan integrasi dengan proses bisnis yang sudah berjalan.

Konsultan dapat membantu dari sisi perencanaan, audit data, desain struktur, migrasi, pengaturan akses, testing, hingga training pengguna.

Terutama jika Lark bukan hanya digunakan sebagai tempat menyimpan dokumen, tetapi juga menjadi bagian dari sistem kerja digital perusahaan.

Checklist Persiapan Migrasi Data ke Lark

Sebelum memulai migrasi, gunakan checklist berikut:

• Audit seluruh data
• Tentukan data yang akan dipindahkan
• Hapus data duplikat dan tidak relevan
• Kelompokkan data berdasarkan fungsi
• Rancang struktur penyimpanan
• Periksa format dan kompatibilitas file
• Petakan hak akses
• Siapkan akun pengguna
• Tentukan data owner
• Lakukan backup
• Jalankan pilot migration
• Validasi hasil migrasi
• Lakukan testing permission
• Berikan training pengguna
• Buat SOP pengelolaan data
• Siapkan support setelah go-live

FAQ

Apa yang dimaksud dengan migrasi data ke Lark?

Migrasi data ke Lark adalah proses memindahkan data perusahaan dari sistem atau platform sebelumnya ke lingkungan kerja Lark. Prosesnya dapat mencakup dokumen, spreadsheet, database, serta data pendukung operasional lainnya.

Apakah semua data lama harus dipindahkan ke Lark?

Tidak. Data sebaiknya diaudit terlebih dahulu. Hanya data yang masih relevan, memiliki nilai bisnis, atau dibutuhkan untuk operasional yang perlu diprioritaskan.

Berapa lama proses migrasi data ke Lark?

Durasi bergantung pada jumlah data, kompleksitas struktur, jumlah pengguna, format file, permission, dan kebutuhan integrasi. Migrasi sederhana dapat lebih cepat, sementara perusahaan dengan struktur data kompleks membutuhkan perencanaan dan pengujian lebih panjang.

Apakah data perlu di-backup sebelum migrasi?

Ya. Backup memberikan salinan cadangan apabila terjadi kesalahan selama proses migrasi atau terdapat data yang perlu dipulihkan.

Apakah perusahaan perlu melakukan training setelah migrasi?

Sangat disarankan. Pengguna perlu memahami bagaimana mengakses, mencari, mengelola, dan membagikan data di lingkungan Lark agar sistem baru benar-benar digunakan secara optimal.

Migrasi data ke Lark bukan sekadar memindahkan file dari sistem lama ke platform baru. Ada banyak hal yang perlu dipersiapkan agar proses berjalan aman, terstruktur, dan tidak mengganggu aktivitas perusahaan.

Mulai dari audit data, membersihkan file, menentukan struktur penyimpanan, mengatur permission, melakukan backup, menjalankan pilot migration, hingga memberikan training kepada pengguna. Setiap tahap memiliki peran penting dalam menentukan keberhasilan migrasi.

Yang paling penting, jangan menjadikan migrasi sebagai proyek satu kali. Setelah data berada di Lark, perusahaan tetap membutuhkan aturan dan governance agar informasi tetap rapi dan mudah dikelola.

Jika dilakukan dengan perencanaan yang tepat, migrasi bukan hanya membuat data berpindah tempat. Lebih dari itu, perusahaan dapat sekaligus membangun sistem kerja digital yang lebih terorganisir, kolaboratif, dan siap berkembang bersama kebutuhan bisnis.